Outlook ilə daha səmərəli olmaq üçün 10 göstəriş

Outlook çox güclü bir vasitədir, lakin əksər istifadəçilər bundan tam yararlanmırlar. Bu proqramla işinizi daha sürətli, daha səmərəli və zövqlü etmək üçün sizə bəzi tövsiyələr təqdim edirik.

Dəstək: Bu göstəriş əvvəlcə yaxşı səbəbə görə gəlir və çox sayda məlumatın Outlook-da saxlanması və heç kimin bu cür məlumatı itirməyi sevməməsidir. Yedekleme, bir faylı çıxarmaq qədər sadədir (.pst faylı dəqiq olmalıdır). İxrac etmə funksiyasından istifadə düzgün bir yedek yaratmağın ən yaxşı yolu deyil. Microsoft, PST fayllarını tapmağa və təyin etməyə kömək edən pulsuz ehtiyat plagin tətbiqetməsini əlavə etdi. Bundan əlavə, Outlook bağlandıqda bir backup yaratmaq üçün xatırlatma funksiyasına malikdir. Bütün Outlook məlumatlarını kopyalamaq və avtomatik olaraq etmək istəyirsinizsə, ABF Outlook Backup istifadə etmək tövsiyə olunur

Kompüteri bağlamadan əvvəl Outlook bağlayın– Kompüterinizi söndürdüyünüz zaman avtomatik işləyən tətbiqlər bağlanır. Bu prosedur Outlook üçün tövsiyə edilmir, çünki xarici serverlərlə işləyir və bağlama prosesi daha yavaş olur Windows Bu, avtomatik olaraq Outlook alətini bağlayır və PST sənədində pozulma və ya itki də ola bilər. Outlook'a bağlı digər tətbiqləriniz varsa, kompüteri söndürməzdən əvvəl onları da bağlamalısınız və ya Outlook bağlanmayacaqdır. Outlook'un tamamilə bağlandığını yoxlamaq üçün tapşırıq menecerini işə salırıq və Outlook.exe prosesinin siyahıda olmadığını yoxlayırıq.

Kontaktlarınızı edin: Bir kontaktın ünvanını yeni bir e-poçta yazdığınız zaman, Outlook ünvanları və əlaqələri təklif edəcəkdir. Bu çox faydalı bir xüsusiyyətdir, lakin təhlükəli ola bilər, çünki əlaqələri müvafiq qovluğa qoymağı unutdurur. Outlook 2007 və daha əvvəlki versiyalar üçün avtomatik təklif, əvvəllər poçt göndərdiyimiz ünvanların önbelleğine əsaslanır. Kontaktlar qovluğu ilə əlaqəli deyil. Kontaktı bu qovluqda tez bir şəkildə saxlamaq üçün ünvana sağ vurun və "Outlook Kontaktlarına əlavə et" seçin. Avtomatik təklif keshini Outlook-a idxal etmək üçün nk2 faylından idxal kontaktlarını daxil edə bilərsiniz. Təklif olunan Kontaktlar siyahısından bir ad çıxarmaq üçün onu oxlarla seçin və Sil düyməsini basın.

Antivirusu deaktiv edin: Antivirus skanerini Outlook-a inteqrasiya etmək ağıllı bir fikir kimi görünə bilər, amma bu, əsla belə deyil, çünki kompüterimizə yüklənən sənədləri təhlil edən bir vasitə olduğundan, artıq kifayət qədər qorunmuşuq. Vahid antivirusun olması mesaj göndərmək, qəbul etmək və görüntüləmək zamanı bir çox problemə səbəb ola bilər. Outlook'u da yavaşlatmaq olar. Ən yaxşı həll yolu aradan qaldırmaqdır, eyni səviyyədə təhlükəsizlik ilə Outlook-dan daha səmərəli istifadə edəcəyik.

Əlavəni deaktiv edin aksesuarları istifadə etmirsiniz– Kompüterinizdə quraşdırdığınız bəzi tətbiqetmələr də Outlook parametrlərinizdə eklentilər quraşdırır. Bu quraşdırılmış əlavələr Outlook-un daha yavaş işləməsinə və ya uğursuzluğuna səbəb olur, çünki bu əlavələrin və Outlook versiyasının versiyası dəstəklənmir və ya digər səbəblərdəndir. Hər halda, istifadə etmədiyiniz bütün pluginləri silmək daha yaxşıdır. Bu təlimatda bunu necə edəcəyinizi tapa bilərsiniz.

PST sənədlərinizi səhvsiz saxlayın: PST sənədlərinin uğursuz olacağı müəyyən şərtlər var. Outlook-da səhv olduqda tez-tez baş verənlərdir. Bundan sonra, Outlook səhvləri aradan qaldırmaq üçün faylları yoxlayır və kiçik düzəlişlər edir. Bu düzəlişə baxmayaraq, scanpst.exe kimi vasitələr bu mümkün səhvləri daha dəqiq yoxlamaq üçün istifadə edilə bilər. Bu faylların yedeklənməsi seçimini yoxlamağı unutmayın. Səhvləri olmayan bir PST faylı, bəzi pluginlər həmin sənədlərdə saxlanan məlumatlara girməyə çalışdıqda məlumatların itirilməsinə, endeksləmə məsələlərinə və ya problemlərə mane ola bilər.

Fərq etməz, bəli, qoşun: Əlavə PST faylı olduğunuzda və içərisində olanları görmək istədikdə İdxal funksiyasından istifadə etməyin. Bu faylı birbaşa əmr ilə aça bilərsiniz: Fayl> Açıq> Outlook Məlumat Faylı. Orijinal PST sənədinizdə saxlamaq istədiyiniz bir sənəd varsa, surəti istifadə edin və ya əşyaları bir qovluqdan digərinə köçürün.
İdxal etmək PST sənədinin ehtiyat nüsxəsini bərpa etmək üçün ən yaxşı yol deyil. Hesab parametrlərində yeni e-poçtlarınızı hansı PST faylına çatdırmaq istədiyinizi təyin edə bilərsiniz. İdxal funksiyasından istifadə etmək tövsiyə olunduğu hallar çox azdır.

Bir şəbəkə paylaşımında olan PST fayllarına qoşulma: Əvvəlcə yaxşı səslənən şeylərdən biridir, amma həqiqətən yaxşı bir fikir deyildir.
PST sənədləri verilənlər bazası olduğundan, müvafiq hərəkətləri yerinə yetirmək üçün sabit diskin xüsusi hərəkətlərinə etibar edirlər. Bu Sugerencia faylı şəbəkəyə qoşduqda bu mümkün deyil; Bunu etmək zəif performans və məlumatların pozulmasına və ya fayl itkisinə səbəb ola bilər. Microsoft bu konfiqurasiyanın dəstəklənmədiyini bildirdi. Bir həll, orijinalın kompüterdə saxlanması və ortaq bir qaynaqda yedek yaratmaq üçün Outlook Addin-dən istifadə etməkdir.

E-poçtu təşkil etmək üçün yalnız qaydalardan çox istifadə edin– Qaydalar e-poçtlarınızı çeşidləmək üçün yaxşı bir yoldur, lakin çox qaydalara sahib olmaq qaydaları e-poçtların özündən daha mürəkkəb edə bilər. Bundan əlavə, sui-istifadə cüt nüsxələr yarada bilər və bir Exchange serverinə qoşulduqda, qaydaların sayı bu qaydaların ölçüsü ilə məhdudlaşa bilər. Buna görə Outlook-un təklif etdiyi digər e-poçt idarəetmə seçimlərinə baxmaq yaxşıdır.
Outlook'dakı sürətli axtarış xüsusiyyəti də çox güclüdür və həqiqətən axtardığınız e-poçtu bir anda tapa bilərsiniz.

"To", "CC", "BCC" və "From" sahələrini düzgün istifadə edin– Bu ipucu hər hansı bir e-poçt vasitəsi üçün faydalıdır və yalnız Outlook üçün deyil. Fərqli sahələrin hər birini necə istifadə edəcəyini bilmək alıcı üçün qarışıqlıq və ya narahatlıqdan qaçınmaq olar. Ümumiyyətlə, hər bir sahənin istifadəsi aşağıdakı kimidir:
«To»: ünsiyyət quracağınız şəxsin və ya şəxslərin ünvanını göstərin. "BCC" sahəsini istifadə etdikdə (aşağıya baxın), burada öz e-poçtunuzu göstərin.
"CC": Bu sahə, məlumat məqsədi ilə mesajı əlavə bir şəxsə göndərmək istədikdə və alıcının həmin şəxsin məlumatlandırıldığını bildirmək istədikdə istifadə olunur. Ümumiyyətlə, bu sahəyə daxil olan insanların mesajda konkret hərəkətləri yoxdur. Alıcı "hamısına cavab ver" seçdikdə, CC-də sadalanan şəxsə də bildirilir.
«BCC»: bu sahə, mesajı alan şəxs bilmədən mesajı alacaq əlavə bir şəxsi daxil etmək üçün istifadə olunur. Eyni mesajı bir neçə nəfərə göndərmək üçün istifadə olunur, lakin bir-birini tanımayan, ünvanlarını açıq şəkildə göstərməmələri üçün. Alıcı "hamısına cavab vermək" qərarını verdikdə BCC-dəki insanlar təqib edilmir.
"Kimdən": Gələn e-poçt hesabını seçmək üçün konfiqurasiya edilmiş bir çox e-poçt hesabınız olduqda Outlook 2010-da bu sahə avtomatik olaraq göstərilir